L’enjeu entre organisateur et traiteur pour réussir un événement

Vous êtes un organisateur d’événements ? Sachez que le traiteur dont vous optiez sera un collaborateur clé de tout projet.

Le rôle du traiteur dans l’organisation d’un événement

mentaliste mariage

Les traiteurs peuvent organiser une réunion d’affaires, une conférence, une exposition, une réception de mariage ou tout autre événement spécial. Ils assument la responsabilité de la nourriture et des boissons, ainsi que de contrôler la dotation en personnel des serveurs, chefs et autres. Pourtant, de nombreux traiteurs s’occupent également de la décoration d’événements, de la configuration de l’équipement audiovisuel et d’autres éléments clés.

Ils peuvent être des opérateurs indépendants ou des employés d’un centre de conférence, d’un hôtel ou d’un restaurant. Dans les deux cas, ils gèrent toute la logistique de la nourriture, des boissons, de la décoration et des divertissements, qu’il s’agisse d’un cocktail ou d’un dîner assis.

Le travail initial de l’organisateur d’événements

Au moment où un organisateur d’événements négocie avec un traiteur, une grande partie de la tâche préliminaire a déjà été effectuée.

Le planificateur d’événements contient en détail le type d’événement planifié, son objectif et sa liste d’invités. Cela peut être sérieux ou festif, un séminaire, une réunion d’affaires… Les invités peuvent s’attendre à des cocktails ou à des boissons santés végétaliennes, à un dîner assis ou à un goûter. Comme il est important, ce professionnel connaît et maîtrise les contraintes budgétaires.

Tout cela, et bien plus encore, riment avec le choix d’un lieu ayant la taille, l’emplacement, les installations, les prix et les services de restauration.

Choix d’un menu – un élément majeur du succès

 

Un organisateur d’événements rencontre le responsable du banquet ou de la restauration bien avant un événement pour discuter des bases. Une réunion d’affaires qui se poursuivra dans l’après-midi peut nécessiter des « panier-repas », tandis qu’un gala de charité faisant l’objet d’une cravate noire réclame un menu à emporter.

Ces deux grands acteurs décident ensuite de ce qu’ils vont servir aux convives. Un organisateur d’événements doit prendre en compte les attentes des clients ainsi que le budget et doit parler ouvertement avec le traiteur sur les limites budgétaires. Un bon traiteur peut aider à inventer un événement séduisant, mais avec un coût abordable ainsi que des choix tels que l’utilisation de produits saisonniers locaux.

Ce qu’ils doivent procéder avant l’événement

Alors que le responsable de la restauration s’occupe de la nourriture, du personnel de service et des installations, le planificateur doit rester en contact lors de la recherche et de la mise en œuvre d’une pléthore de détails.

Le transport et le stationnement sur place, l’ordre du jour des réunions, les besoins en équipement audiovisuel, l’engagement d’autre prestataire tel un mentaliste ou autre pour animer l’ambiance, les demandes de menus spéciaux et les modifications de dernière minute doivent tous être réglés avant l’événement.

L’objectif doit être d’éviter les surprises de dernière minute des deux côtés. Des substitutions de menus, des invités inattendus ou des abandons, et d’innombrables autres problèmes peuvent être résolues avant le grand événement.

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